Как сделать сводную таблицу в excel? Для начала уточним, что приложение Excel предназначено для работы с таблицами и прочими арифметическими действиями. Ни одно предприятие сейчас не обходится без использования этого универсального приложения. Свести все данные по предприятию, посчитать экономические показатели, сформировать списки клиентов, работников и т.д.-все это очень легко осуществить в этой программе.
Для наглядности представим, что у нас есть магазин и мы всю неделю фиксировали в таблице итоги их работы. Итак, приступим.
1.Создаем лист Excel.Правой кнопкой мыши кликаем на рабочем столе и выбираем Создать Лист Microsoft Excel
2.В открывшемся окне ищем вкладку вставка и выбираем обычную таблицу, отмечаем ячейку, с которой она у нас начнет формироваться, и галочкой отмечаем, что нам нужны заголовки, нажимаем ОК.
3.Появится одна ячейка. Протянем вправо и вниз эту ячейку, для создания необходимого количества столбцов и граф. Вверху найдем способы выделения полей нашей таблицы. Выбирайте сами, какой способ вам наиболее подойдет.
4.И вот сформировали таблицу, внесли в нее данные за всю неделю. Получилось примерно так:
5. Перед нами встает вопрос-как все эти данные свести в одну таблицу, чтобы видеть и анализировать полученные результаты, а именно-какой вид товара продавался больше; выручка в какой день выше; какой продавец поработал лучше и т.д. Для этого нам нужно составить сводную таблицу. Важно учесть, что строки должны быть все заполнены, нет объединенных ячеек и шапка таблицы также в одну строчку, без разбивок-это важные условия для успешного построения сводной таблицы. К чему и перейдем.
Сделаем нашу таблицу динамической-это означает, что при добавлении строк в основной таблице, сводная будет учитывать их автоматически. Для этого встаем на ячейку крайнюю левую вверху таблицы, открываем вкладку Главная. Находим кнопку форматировать как таблицу, кликаем на нее и выбираем дизайн нашей таблицы.
Теперь можем открыть вкладку конструктор, которая уже появилась в верхней панели нашего листа и увидим, что нашей таблице присвоено имя Таблица 1. Вы можете переименовать ее как пожелаете, например, назовем Реализация.
Переходим на вкладку вставка. Нажимаем Таблицы и выбираем Сводные таблицы. Появляется поле для настройки этой таблицы. Компьютер уже сам подобрал нашу Таблицу, видите-стоит наше название осталось выбрать куда нам надо вставить сводную таблицу, нажимаем ОК.
Мгновенно мы попадаем на новый лист, в котором слева будет располагаться и строиться наша таблица. Справа расположены поля настройки:
- -Названия столбцов основной таблицы-выделены голубым цветом на рисунке ниже
- -Строки основной таблицы — мы будем их перетаскивать мышью
- -Поле столбцы — выделено розовым цветом
- -Поле — значения-это суммарные значения нашей таблицы
- -Поле фильтр используется для сортировки наших данных относительно других, выделено зеленым цветом.
Итак, создаем таблицу. Для этого перетаскиваем поля из голубого поля в четыре нижних поля. Смотрите рисунок ниже.
Как сделать сводную таблицу в excel? Что у нас получилось?
- Поле «Продавец» (выделено зеленым цветом), перетаскиваем мышкой вниз в поле-«строки»
- Поле «Выручка, руб.», перетаскиваем мышью вниз в поле «Значения». Вообще, все цифровые значения обычно сюда и переносятся, только в этом поле производятся арифметические действия
- Поле –«Вид товара», выделено желтым, переносим в поле Столбцы
- Устанавливаем фильтр-перетаскиваем туда поле «Дни недели» (выделено голубым цветом на рисунке)
Слева сводная таблица формируется сама — автоматически. Вы можете потренироваться, меняя поля, строки, фильтры, тем самым быстро освоите все прелести сводных таблиц.
Осматриваем таблицу. Бывает, цифровое поле выглядит некрасиво, для его настройки встаем на ячейку с цифрой и правой кнопкой мыши выбираем вкладку числовой формат. Настраиваем его, например, сделаем с копейками, добавив нужное кол-во символов после запятой.
Разделитель групп разряда можно установить, когда используются большие суммы, тогда автоматически между каждыми тремя цифрами будет небольшой пробел, что облегчит восприятие больших цифр.
В итоге получаем следующее:
Как уже упоминалось выше, настройки можно менять, перетаскивая мышкой поля в разные категории, например, фильтром можно сделать продавца, можно вообще его не устанавливать.
Например, уберем фильтр и дни недели поместим в строки. Поставив дни недели выше, будете знать какие продавцы реализовали товар в какие дни недели. Если поставим наоборот, то будет видна раскладка по продавцам.
Сейчас мы подробно рассмотрели процесс составления сводной таблицы, которая значительно облегчает жизнь, может охватывать большие объемы данных.
Количество строк и столбцов в ней может быть намного больше, чем мы рассматривали. Поэтому, пользуйтесь такой отличной функцией в Excel как сводные таблицы, не бойтесь их применять на практике.